Ein Presseverteiler ist eine gepflegte Liste von Medienkontakten, an die eine Organisation ihre Pressemitteilungen versendet. Ein Presseverteiler ist damit weniger ein Adressbuch als eine laufend zu pflegende Zuordnung von Themen zu Zuständigkeiten.
Die Qualität eines Presseverteilers bemisst sich nicht an seiner Größe. Ein Verteiler mit 2.000 Adressen, von denen 200 zum Thema passen, erzeugt weniger Berichterstattung als einer mit genau diesen 200 — und mehr Ärger.
Wozu dient ein Presseverteiler?
Ein Presseverteiler stellt sicher, dass eine Meldung die Personen erreicht, für die sie tatsächlich relevant ist — im richtigen Ressort, im passenden Verbreitungsgebiet, in einem Medium, das über solche Themen berichtet.
Er ist zugleich der Ort, an dem die Organisation nachweisen kann, auf welcher Grundlage sie diese Personen anschreibt. Diese zweite Funktion wird regelmäßig unterschätzt, bis sie gebraucht wird.
Was macht einen guten Presseverteiler aus?
Wie unterscheidet sich ein Presseverteiler von einem Newsletter-Verteiler?
Empfängerinnen und Empfänger haben sich selbst eingetragen.
Inhalt richtet sich an die Zielgruppe der Organisation.
Abmeldung ist ein Standardvorgang mit eigenem Link.
Beziehung: freiwilliges Abonnement.
Kontakte werden redaktionell zusammengestellt.
Inhalt richtet sich an Personen, die beruflich darüber berichten.
Widerspruch muss trotzdem jederzeit möglich und wirksam sein.
Beziehung: berufliche Zuständigkeit.
Die beiden Listen zu vermischen ist der häufigste Fehler. Er führt dazu, dass Fachjournalistinnen Kundennewsletter erhalten und Kundinnen Pressemitteilungen — beides beschädigt die Beziehung, die der Verteiler eigentlich pflegen soll.
Was ist beim Datenschutz zu beachten?
Ein Presseverteiler enthält personenbezogene Daten, auch wenn es sich um berufliche Kontaktdaten handelt. Die Organisation muss deshalb dokumentieren können, auf welcher Grundlage sie diese Daten verarbeitet, woher sie stammen und wie lange sie gespeichert bleiben. Ein Widerspruch muss unmittelbar wirksam werden und darf nicht durch einen späteren Import wieder aufgehoben werden.
Praktisch heißt das: Einwilligung und Widerspruch gehören als eigene Felder an den Kontakt — nicht in eine Bemerkungsspalte.
Welche Rechtsgrundlage im Einzelfall trägt, hängt von der Art des Kontakts und der Herkunft der Daten ab und ist eine rechtliche Frage, keine technische. Ein Werkzeug kann die Entscheidung nicht ersetzen — es muss sie aber abbilden und nachweisbar machen können.
Wie setzt DAI-CIS einen Presseverteiler um?
In DAI-CIS ist ein Verteiler ein eigenes Objekt mit Name, Typ und Schlagworten, das aktiv oder inaktiv geschaltet werden kann und einer verantwortlichen Person gehört. Kontakte liegen nicht im Verteiler, sondern im Kontaktbestand — ein Kontakt kann damit in mehreren Verteilern stehen, ohne mehrfach gepflegt zu werden.
Neben Verteilern mit fester Zusammenstellung gibt es solche, die sich aus Kriterien ergeben: Kategorie, Medientyp, bestehendes Newsletter-Abonnement und vorliegende Einwilligung. Die Einwilligung ist damit kein Vermerk, sondern ein Auswahlkriterium — ein Verteiler kann so gebaut sein, dass Kontakte ohne Einwilligung gar nicht erst hineingeraten.
Berücksichtigt werden ausschließlich aktive Kontakte; gelöschte bleiben ausgeschlossen, sind aber wiederherstellbar. Läuft die Zusammenstellung erneut, wird sie vollständig neu gebildet — ein Kontakt, der ein Kriterium nicht mehr erfüllt, verschwindet dadurch aus dem Verteiler, statt als Altbestand zurückzubleiben.